Verzuimbeheersing en Verzuimreductie

Bij het managen van afdelingen en teams hebben leidinggevenden een belangrijke rol in het voorkomen, beheersen en beperken van verzuim. Vaak worden zij hierbij ondersteund door een afdeling personeelszaken of human resource management en is er advies vanuit een arbodienst of bedrijfsarts.

In de praktijk hebben niet alle bedrijven duidelijk vastgesteld welke rollen de leidinggevenden specifiek hebben binnen het algemene verzuimbeleid én welke kennis en vaardigheden hiervoor nodig zijn. Ook is de vraag, afhankelijk van het opleidings- en functieniveau van de leidinggevenden, welke taken wel/niet zijn over te dragen vanuit de specialisten van HR richting leidinggevenden.

Het gevolg is dat leidinggevenden in de praktijk juist alle taken krijgen óf dat alle taken bij de afdeling HR blijven liggen. De kennis en vaardigheden van beide partijen worden dan niet effectief en efficiënt benut. Het samenstellen van een verzuimtraining is dus altijd maatwerk en afhankelijk van de doelen van de organisatie en werkcontext van de leidinggevenden.

Klee Arbeid & Organisatieadvies helpt u om, op basis van onderstaande rollen, taken, kennisniveaus en vaardigheden, een training in te richten die past bij de doelen van de organisatie en mogelijkheden leidinggevenden. Wij helpen organisaties om leidinggevenden te ontwikkelen in hun vaardigheden om het verzuim te voorkomen, beheersen en beperken.

Verzuimaanpak

Bijna de helft van de verzuimkosten in Nederland worden veroorzaakt door werkgerelateerde verzuim (46,1%, Arbobalans 2020). Verzuim door werkstress neemt 2/3 van alle kosten in, binnen het werkgerelateerde verzuim . Als werkgever heeft u invloed op de werkinhoud en werkomstandigheden en daarmee ook op het verzuim. Dit vraagt om een actieve aanpak.

Zo moeten de algemeen directeur en managers een strategie hebben om verzuim te voorkomen, beperken en beheersen. Moet hoger management inzicht hebben in de verzuimoorzaken binnen hun afdelingen en indien nodig een afdelingsspecifieke aanpak ontwikkelen. Moet middenmanagement de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdelen zoals de taken van de lijnmanagers (supervisors, coördinatoren) het lijnmanagement aansturen en toezien op de uitvoering van de taken. Medewerkers moeten weten hoe de werkgever tegen verzuim aankijkt en welke verantwoordelijkheden zij zelf hebben naast de verantwoordelijkheden van de werkgever in het voorkomen van het verzuim en tijdens hun re-integratie. Bij kleinere bedrijven is dit onderscheid vaak minder afgebakend, maar ook daar is het belangrijk om taken en verantwoordelijkheden vast te stellen en elkaar hierop aan te spreken.

Ook moet de werkgever nadenken over welke expertise nodig is om de aanpak vorm te geven en in welke mate de aanpak van het verzuim wordt ondersteund door deskundige interne medewerkers (preventiemedewerkers) of gecertificeerde arbokerndeskundigen, waaronder de bedrijfsarts en Arbeid & organisatiedeskundige. Het invoeren van een verzuimbeleid vraagt namelijk om meer kennis dan alleen het opstellen van een verzuimbeleid; het moet daarna ook gedragen en uitgevoerd worden.

Op de website van Arbo portaal treft u informatie over de onderdelen van een verzuimbeleid en uit welke onderdelen een verzuimbeleid kan bestaan https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/ziekteverzuimbeleid

Tot dusverre de praktische informatie, maar het komt wel met meerdere vragen, zoals "hoe regel ik dat nou binnen mijn eigen organisatie?" of "hoe houd ik het de aanpak praktisch en doeltreffend?" of "hoe kan ik de taken en verantwoordelijkheden het beste verdelen?" en vooral "hoe zorg ik dat ik tot een integrale verzuimaanpak kom binnen mijn organisatie?".

Dit is het punt waar Klee Arbeid & Organisatieadvies met de gecertificeerd Arbeids- en Organisatiedeskundige tot zijn recht komt. Wij hebben de juiste kennis en expertise om tot een verzuimaanpak te komen die werkt voor úw organisatie. Met een praktische inzichten en tools helpen wij u om de verzuimaanpak te ontwikkelen, implementeren en borgen zodat u structureel verzekerd bent van een verzuimaanpak waarmee u 46,1% van de verzuimkosten kan besparen.

Hoe kunnen wij u helpen?

Verzuimonderzoek

Op basis van uw verzuimanalyse kunnen wij verdiepende analyses uitvoeren om de risico's in specifieke afdelingen, teams, leeftijdsgroepen of functiegroepen verder te onderzoeken. Wij kijken naar de verhoudingen tussen kort- middellang- en langdurig verzuim en bieden concrete adviezen om elke verzuimvorm aan te pakken Denk hierbij aan aanscherpen van het meldingsprotocol bij verzuim, aanscherpen van rechten en plichten bij langdurig verzuim maar ook communicatieprotocollen met uw bedrijfsarts, zodat er effectief en doeltreffend wordt samengewerkt.

Bij een hoog verzuim en in grotere organisaties kunnen wij bij voldoende verzuimdossiers ook een dossierscan verrichtten van de openstaande verzuimdossiers voor inzichten in knelpunten in het verzuimproces en de uitvoering hiervan door alle betrokkenen. Hiernaast kunnen wij vrijwillige en anonieme interviews houden met medewerkers die in het verzuim zitten zodat duidelijk wordt wat de re-integratie belemmerende factoren zijn. Uiteraard bieden wij hierbij oplossingsrichtingen.

Neem vrijblijvend contact met ons op voor informatie.

Verzuimtraining

Wij geloven in het motto, "ziek melden moet je vooral doen als je er beter van wordt". Bij medisch verzuim (ook wel wit verzuim genoemd) is het belangrijk dat medewerkers tijdig, goede hulp ontvangen, wat bijdraagt aan het voorkomen van klachten (preventie) en zij actief kunnen werken aan hun herstel. Het doel is dat medewerkers op deze manier zo kort mogelijk verzuimen, maar tegelijkertijd wel gezond kunnen blijven werken.

Niet al het verzuim is echter medisch. Problemen met het hebben en houden van de juiste kennis en vaardigheden, de juiste motivatie of problemen met de werkinhoud-, omstandigheden en/of verhoudingen, kunnen leiden tot verzuim en verzuim in stand houden. Vooral als deze problemen niet worden gezien en (h-) erkend. In onze verzuimtrainingen leidinggevenden daarom;

Denken in termen van werkvermogen; wat is het onderliggende verzuimprobleem?
Signalen en risico's te herkennen die duiden op een afnemend werkvermogen en problemen in het werk
Hulp inschakelen ter preventie van verzuim en voorkomen van langdurig verzuim
De rechten en plichten uit de Wet Verbetering Poortwachter te gebruiken in hun eigen verzuimcassussen
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die zij zelf hebben evenals de medewerker en rol van de bedrijfsarts
Hoe te communiceren met de bedrijfsarts bij stagnatie in de re-integratie
Het voeren van verzuimgesprekken zoals een kort frequent verzuimgesprek, preventiegesprek maar ook re-integratiegesprekken om de re-integratie op te starten.
Oefenen zij met de trainer of trainingsacteur in het voeren van verzuimgesprekken waarbij de medewerker probleem eigenaar blijft en de leidinggevende stuurt op empowerment en de eigen regie van de medewerker.

Neem vrijblijvend contact met ons op voor informatie.

Werksessie verzuim voor medewerkers

Binnen het verzuimbeleid en geldende verzuimprotocol zijn er rechten en plichten waaraan medewerkers zich moeten houden maar ook verwachtingen over hun houding en rol bij verzuim. Veelal zijn medewerkers niet op de hoogte hoe zij bij verzuim kunnen werken aan hun re-integratie en ligt de focus op de medische beperkingen. Tijdens de werksessie verzuim leren medewerkers;

Het verschil tussen ziekte en arbeidsongeschiktheid
De rechten en plichten die volgen uit de Wet Verbetering Poortwachter evenals het verzuimbeleid van de organisatie
Het scheiden van medische problemen en persoonlijke- of werkgerelateerde problemen die samen met de leidinggevenden opgelost kunnen worden
Welke hulp er (preventief) beschikbaar is bij problemen die (kunnen) leiden tot verzuim
Hoe medewerkers werkgerelateerde problemen aan kunnen pakken samen met hun leidinggevenden, HR, bedrijfsarts of vertrouwenspersoon
Hoe zij om kunnen gaan met werkstress en zelf werkdrukbronnen kunnen aanpakken (of het accepteren van deze werkdrukbronnen)

Neem vrijblijvend contact met ons op voor informatie.

Verzuimbeleid

Veel van de organisaties waarvoor wij hebben gewerkt geven aan een verzuimbeleid te hebben. In de praktijk is dit vaak geen verzuimbeleid, maar een verzuimprotocol waarin de rechten en plichten worden omschreven van de eerste ziektedag tot de hersteld melding en alle acties die tot dit resultaat moeten leiden. Wij zien dit niet als een verzuimbeleid. Op basis van onze integrale verzuimaanpak gaat het om het inzichtelijk maken van de knelpunten en risico's t.a.v. verzuim. De RI&E, de verzuimcijfers, inzichten van de bedrijfsarts en ervaringen van leidinggevenden komen hierin samen en geven een beeld van de verzuimproblemen. Deze problemen kunnen anders zijn voor elk bedrijfsonderdeel, elke afdeling en soms zelf elk team. Dit vraagt dus om een maatwerkaanpak gericht op het specifiek onderdeel.

Klee Arbeid & Organisatieadvies helpt organisatie in het opstellen van een maatwerk verzuimbeleid met een organisatie specifieke verzuimaanpak gericht op de specifieke knelpunten en risico's. De hierboven beschreven diensten kunnen onderdeel uitmaken van een integrale aanpak om het verzuim terug te dringen, hetgeen een aanzienlijke kostenbesparing voor uw organisatie kan betekenen.

Neem vrijblijvend contact met ons op voor informatie.